1.利用目的の特定等

• 当社は、個人情報を取り扱うに当たって、その利用目的をできる限り特定する。
• 当社は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えては行わない。
• 当社は、あらかじめ本人の同意を得て、特定された利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報を取り扱う。なお、本人の同意を得るための個人情報の利用や(同意を得るために患者・利用者の連絡先を利用して電話をかける場合など)、個人情報を匿名化するための個人情報の加工を行う場合がある。
• 個人情報を取得する時点で、本人の同意があったにもかかわらず、その後、本人から利用目的の一部についての同意を取り消す旨の申出があった場合は、その後の個人情報の取扱いについては、本人の同意が取り消されなかった範囲に限定して取り扱う。
• 当社は、何らかの事由により他の事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得て、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で、当該個人情報を取り扱う。
• 利用目的の制限の例外(法第16条第3項)に該当する場合は、本人の同意を得ずに個人情報を取り扱う場合がある。

2.利用目的の通知等

• 当社は、個人情報を取得するに当たって、あらかじめその利用目的を公表しておくか、個人情報を取得した場合、速やかに、その利用目的を本人に通知又は公表する。
• 利用目的の公表方法としては、会社(薬局)内に掲示するとともに、可能な場合にはホームページへの掲載等の方法により、なるべく広く公表する。
• 当社は、受付で患者に保険証を提出してもらう場合や問診票の記入を求める場合など本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を薬局内示等により明示する。
• 当社は、利用目的を変更した場合に変更された利用目的について、本人に通知又は公表する。
• 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合など利用目的の通知等の例外に該当する場合は、上記内容は適用しない。

3.個人情報の適正な取得、個人データ内容の正確性の確保

• 当社は、偽りその他の不正の手段により個人情報を取得しない。
• 調剤・服薬指導等のために必要な過去の薬剤指導歴等については、真に必要な範囲について、本人から直接取得するほか、第三者提供については本人の同意を得た者(本人の黙示の同意が得られていると考えられる者を含む)から取得することを原則とする。ただし、本人以外の家族等から取得することが調剤・服薬指導上やむを得ない場合はこの限りではないものとする。
• 家族の同意なく、十分な判断能力を有していない患者から家族の個人情報を取得しない。ただし、当該患者の調剤・服薬指導上、家族等からの個人情報の取得が必要な場合で、当該家族等から個人情報を取得することが困難な場合はこの限りではないものとする。
• 当社は、適正な医療サービスを提供するという利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つ。

4.安全管理措置、従業者の監督及び委託先の監督

• 当社は、その取り扱う個人データの漏洩、滅失又は棄損の防止、その他個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じる。
• 当社は、その従業者に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行う。
• 当社は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行う。

5.個人データの第三者提供

• 当社においては、第三者に個人データを提供する場合には、あらかじめ本人の同意を得る。なお、本人の同意を得る必要がない場合(ガイドラインの第三者提供の例外)に該当する場合には、本人の同意を得ないで提供する場合がある。
• 個人データの第三者提供について本人の同意があった場合で、その後、本人から第三者提供の範囲の一部についての同意を取り消す旨の申出があった場合は、その後の個人データの取扱いについては、本人の同意があった範囲に限定して取り扱うものとする。

6.保有個人データに関する事項の公表等

• 当社は、保有個人データに関し
  (ア)当該個人情報取扱い事業者の氏名又は名称
  (イ)全ての保有個人データの利用目的(法第18条第４項第１号から第３号までに規定された例外の場合を除く)
  (ウ)保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正、利用停止等の手続き方法、及び保有個人データの利用目的の通知又は開示に係わる手数料額
  (エ)苦情の申出先等について、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む)に置く。
• 当社は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、上記の措置により利用目的が明らかになっている場合及び法第18条第4項第1号から第3号までの例外に相当する場合を除き、遅滞なく通知する。
• 当社は、利用目的の通知をしない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なくその旨を通知する。
• 法施行前から保有している個人情報についても同様の取扱いを行う。

7.本人からの求めによる保有個人データの開示

• 当社は、本人から当該本人が識別される保有個人データの開示を求められたときは、本人に対し遅滞なく、当該保有個人データを開示する。また、当該本人が識別される保有個人データが存在しないときはその旨知らせることとする。ただし、開示することにより、法第25条第1項の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことがある。
• 例えば調剤録・薬剤指導歴の情報の中には、患者の保有個人データであって、当該調剤録・薬剤指導録を作成した薬剤師の保有個人データでもあるという二面性を持つ部分が含まれるものの、そもそも調剤録・薬剤指導録全体が患者の保有個人データであることから、患者本人からの開示の求めがある場合に、その二面性があることを理由に全部又は一部を開示しないことはできない。ただし、法第25条第1項の各号のいずれかに該当する場合には、法に従い、その全部又は一部を開示しないことができる。
• 開示の方法は、書面の交付又は求めを行った者が同意した方法による。
• 当社は、求められた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨を決定したときは、本人に対し遅滞なくその旨を通知する。また、本人に通知する場合には、本人に対してその理由を説明するよう努める。
• 他の法令の規定により、保有個人データの開示について定めがある場合には、当該法令の規定によるものとする。

8.訂正及び利用停止

• 当社は、法第26条、第27条第1項又は第2 項の規定に基づき、本人から保有個人データの訂正等、利用停止等、第三者への提供の停止を求められた場合で、それらの求めが適正であると認められるときは、これらの措置を行う。
• ただし、利用停止等及び第三者への提供の停止については、利用停止等に多額の費用を要する場合など当該措置を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではないものとする。
• なお、以下の場合については、これらの措置を行う必要はない。
  ・訂正等の求めがあった場合であっても
  (ア)利用目的から見て訂正等が必要でない場合
  (イ)誤りである指摘が正しくない場合
  (ウ)訂正等の対象が事実でなく評価に関する情報である場合
  ・利用停止等、第三者への提供の停止の求めがあった場合であっても、手続き違反等の指摘が正しくない場合
• 当社は、上記の措置を行ったとき、又は行わない旨を決定したときは、本人に対し遅滞なくその旨を通知する。また本人に通知する場合には、本人に対してその理由を説明するよう努める。

9.理由の説明、苦情対応

• 当社は、本人から求められた保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止等において、その措置をとらない旨又はその措置と異なる措置をとる旨本人に通知する場合は、本人に対して、その理由を説明するよう努める。
• 当社は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な対応に努める。また、当社は、苦情の適切かつ迅速な対応を行うにあたり、苦情への対応を行う窓口機能等の整備や苦情への対応の手順を定めるなど必要な体制の整備に努める。

10.コンピュータの管理等

• 個人情報について故意または過失による虚偽入力・書換え・消去及び混同を防止する。ただし、ダミーデータ化等、個人を特定できないようにする場合は除く。その際にも責任の所在は明らかにする。
• 情報の内容を必要に応じて肉眼で見読可能な状態に容易にできるようにする。また、直ちに書面に表示できるようにする。
• 調剤録等の法的な保存期間が終了した場合でも、個人情報が存在する限り個人情報保護法に則りシステムデータを扱う。また、退避データに関しても同様の扱いとする。
• システム不具合調査や復旧の目的で、個人情報が含まれるデータ・帳票を提供する場合はあらかじめ個人を特定できないようにダミーデータ化して提供する。ＦＡＸ送信の場合は個人を特定できる部分が無いようにして行う。
• 個人情報を含むＦＤ・ＭＯ・ＣＤ・ＤＶＤ等の電子媒体、外付けＨＤＤ、ＳＤカード・メモリーステック・ＵＳＢメモリ等のコンパクトフラッシュを利用目的の範囲を超えて施設外に持ち出さない。
• インターネット・メール・携帯電話・その他通信機器を利用して個人情報を利用目的の範囲を超えて施設外に持ち出さない。

この規定は平成20年1月1日より施行する。